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讓研讨會互動起來的12種小技巧
更新時間:2019-07-15 10:18  作者:  點擊次數:1008

我不想給研讨會下一個嚴格的定義,但我知道講座類型的會議肯定不是研讨會,所以研讨會必然包括互相的讨論,有觀點、意見和結論的總結,強調觀點碰撞,找到問題解決方案。我也不清楚Workshop和Seminar究竟哪一個更能代表我的意思,但是隻要滿足我上面描述的就是研讨會。講座和培訓知道類的研讨看起來很像(因為主要還是單通道的傳達知識和觀點),但是不屬于我們讨論的話題。

既然研讨會是探讨具體某個問題的觀點、看法或解決方案,強調互動,那麼其實人數不應該太多,少則5人,多則50人。人數太多,不是說不可以,隻不過互動和參與性就比較低了。在時間上,互動研讨會時間稍長,1.5小時是最起碼的,長的有兩三小時,最長的可能連續數天都有(比如關于法律條文的修訂等重大議題)。研讨會可以是企業内部舉辦的,也可以是借助協會、政府、媒體、科研院所、會展企業等第三方機構召集舉辦的。

據我的觀察和了解,研讨會必須有深度互動交流才能碰撞出真知,強調參與者之間的協作和讨論,才能提高效果和創造力。不一定非得達成所有共識,但是碰撞出火花就是好的。那麼,到底該如何舉辦一場互動性比較強的研讨會呢?

本人根據自身經驗并對域外學人(即Katrina Pavelin, Sangya Pundir, Jennifer A. Cham, Greg J. McInerny等人)的兩篇文章進行了改寫和總結,把常見的12種方法羅列如下,看到此文的朋友,不妨在自己工作的小型研讨會中試試,相信您的研讨會明顯不一樣(文末有英文原文題目,谷歌一下可以看到原文,圖片均來自文章作者)。

 技巧一:研究同類研讨會成敗的經驗(經驗)

有些研讨會就是比其他的好。這是為什麼呢?是組織者、參加者、目标、規模、主題、時間表、議程、場所、座位、時間控制、道具、設施、設備、甜點、室溫、天氣……原因?這些乍一看,任何因素可能都是次要因素,但是整合起來就是差别很大。所以,了解一下上次不足之處是什麼很重要,找出人們喜歡或惹人讨厭的東西,讓研讨會成為有效互動的一部分,讓參與者也成為策劃者,話題制造者是一個很好的技巧。

技巧二: 确定自己是否有必要舉辦研讨會(目的)

還是那句話,互動式研讨會的目的必須是要當面通過密集的互動、集思廣益,解決特定的問題才可行的。如果可以通過問卷、電話逐一訪談得到的信息,就完全沒有必要開會。如果開了也是白開,不能達到初步共識或解決問題的方法,也不要輕易開,要先問清楚參與者是否有概念。所以,會前的了解目的很必要的,否則就是浪費時間,下次人家也不睬你了。

技巧三:了解誰來參會(受衆)

誰來參會,這些人有哪些特點?職務、學曆、經曆、經驗,性格特征、興趣愛好需要了解。是來自一個群體還是不同組織,相互之間關系如何也要做好清楚調查研究。如果有必要,事前要相互告知有哪些人(包括背景)來參加,否則人家心裡沒有準備,現場很尴尬,沒法開展談話。正如我曾經聽人說,策劃一場互動性強的party,要有一部分有身份地位的人,一部分很活躍開朗幽默的人,一部分顔值較高的人,需要設計一個人員構成。

研讨會一樣,需要策劃人員構成。參與者要愛分享,有見識,有思考。否則一群八杆子打不到一起的人,一群孤言寡語的人在一起也沒辦法互動。與此同時,這些人的經驗、觀點、資曆和興趣也要保持一定的多樣性,讓不同的角色、技能和知識相互補充,否則也難以激發創新。

如果這些人來自不同的企業,事先通過電子手段篩選一下是必要的(背景調查,問卷調查等)。

技巧四:會前準備

一個成功的互動會議,前期的準備工作是巨大的,需要精心設計議程、物料、RSVP。可能還要邀請更多的人參與前期的策劃,必要的時候,請大領導組織一場動員會也是必要的,讓你能夠協調資源,盡可能的節省時間。不要怕!當然,會議前提前準備會議材料和方案(即:為什麼開,解決什麼問題,哪些人來開,什麼時候什麼地方開,需要多少經費,需要誰支持)是必須的。

技巧五:現場互動的方式選擇

圍繞目标,結合來賓身份,選擇合适的互動方式比較好。破冰遊戲、頭腦風暴、遊戲風暴、焦點小組、答辯、意見争鳴……具體互動形式随不同人群和目标不一。必須注意,組織者或主持人在使用這種方法之前要告訴大家為什麼這樣做,以減少大家的顧慮和疑惑。

另外,盡可能視覺化的方式介紹背景情況,避免過多的文字材料展現。比如,怎麼樣減少污染,那就直接展示污染造成的後果的圖片、視頻、受害者即可,簡單直白,而不是學術研讨類的大量圖表格。

技巧六:一個好的促進人(Facilitator)

其實我要說的是選擇一個好的Facilitator很重要,能夠調動大家的積極性和點燃大家的激情和靈感。就好比拍賣會一樣,一個好的拍賣師絕對可以拍出天價的古董。拍賣師的技巧、眼神、激情、專業性、感染力非常重要。會議中的Facilitator也是一樣的,能夠起到很好的互動促進作用。

當然,開會前,一定要和facilitator事先溝通好,吃一頓飯深度溝通也是必要的,讓他了解目的和方法,不要走偏了。好的Facilitator一定能熟練掌握羅伯特議事規則的技巧。

技巧七:現場配備的設施設備

必須事先熟悉會議場地,必須了如指掌。現有哪些設施,還需要配備什麼,要弄清楚,必要的道具也是必要的,比如:課桌還是圓桌、自由交流區、休息區、白闆、視頻設備、錄音設備、席卡、翻頁紙、馬克筆、玩具、設備實物、無線話筒、紙筆、是否能安排點心、紅酒、茶水等。

技巧八:周密精心的議程設計

議程很重要,2-3小時說長也不短,不能漫無目的,跑題。聚焦具體的問題,設計解決問題的邏輯順序。背景介紹、開放讨論、分析問題、搜集方案、總結陳詞,都需要規劃好每個步驟的時間。每一項結束之前,必須要讓成員知道結果和反饋,如果記錄和表述失真,趕緊修正之後再複述,直到确認。

交互式研讨會要求是很高的,勞神費力,腦力激蕩。為了保持适當的能量水平,計劃中場休息,提供點心那是必須的哈。血糖很低的情況下,人不耐煩,容易做出誤判。舉個例子:你到美國大使館面簽,千萬不要選擇中午十一二點前後或者快下班時候,拒簽率很高的。這一點諾貝爾獎得主丹尼爾卡尼曼是有學術論證的。

如果,主持人看到大家哈欠連天,這時候要麼休息,要麼趕緊抓重點按優先級完成任務,特别是有些人已經提出要事先離開的時候。

技巧九:把活動設計成一次難得的社交機會

你在策劃的時候,或在你的邀請函上,你就告訴參與者,這将是一次機會難得的社交機會,鼓勵外部人員趕緊報名。在事後,也要建立一個電子的通訊名錄、現場照片、會議紀要、速記等文件發給大家,我想參與者都會很感謝的(注意,在使用這些信息之前,一定要事前征詢大家同意,否則會有人不開心了)。把這次社交機會延續到會後,創造更多的鍊接。

技巧十:把參與者用好用足

參與讨論的人聚集起來真心不容易,來了就要用好用足,榨淨榨幹。使用更多方法鼓勵他們熟悉、熱身、迅速進入狀态,參與讨論,貢獻點子。做好會議紀要和筆錄,最好形成一份報告,對于那些貢獻點子一定要注明是誰的來源。有沒有報告是衡量有沒有結果的标準,沒有記錄就沒有發生。

榨幹人的時候,也要給人家沉默的機會,不要用力過度過猛,适得其反,所以facilitator察言觀色很重要。為了激發大家思考,小吃小喝是合理的,必要的一點小禮品也是應該的,禮物不在乎多少(自己不會買,但是收到之後絕對會用),就是個象征表達感謝的意義。因為,最起碼你占用了人家的時間。

技巧十一:跟蹤并服務好參與者

你要讓參與者知道你很在意他們,能夠讓人感覺你在用心做事,将心比心,獲得人家的回報。會前,反複确認議程和行程,尤其是外地來的專家,不能馬虎,接待中不周,人家不舒服盡管現場不會說,以後也許不會來了,人都很在乎是不是被關照被在乎。

在茶歇期間,詢問他們的意見,填寫一下他們的感受如何,會後發送一封感謝信,或者總結報告,都是很有必要的。在會上發現的關于參與者的一些需求(比如社交、信息、新的合作意向等),如果不涉及明顯的成本,盡可能幫助人家,把後續的類似活動計劃發給人家,為人家定制一些活動也是可行的。一旦發現他們的想法被驗證正确或者取得了成果,要及時把喜訊告訴人家,激勵人家貢獻更多,也讓人家獲得成就感。

技巧十二:座位也很重要

研讨會的布局有好多,U字型(回字型、口子型、T字型、V字型,圓形等)以及半圓桌型、方桌型的都有可以的。但是課桌式、劇院式就是聽報告的,肯定不适合互動式研讨。

 

5人的半圓桌)

 

6人的方桌)

互動性越強,參與讨論的人數就不能太多,人數一多就要分組,分組每組5-8人(任命一個組長)為宜,也就是2-pizzas規則。

參考資料:

1. Ten Simple Rules for Running InteractiveWorkshops(Katrina Pavelin Sangya Pundir Jennifer A.Cham)

2. Ten Simple Rules for Curating and Facilitating Small Workshops(Greg J. McInerny)


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